De nombreuses personnes sont fans de la marque Microsoft. Une grande partie de ces derniers ne font pas uniquement qu’utiliser le système, qui soit dit en passant, a déjà fait ses preuves. La messagerie Outlook fait également partie des incontournables du marché. Le point.
Outlook c’est quoi ?
Outlook ou Microsoft Outlook est un système de messagerie développé par la marque Microsoft. Ayant fait son entrée sur le marché en septembre 2015, depuis peu il est devenu un des incontournables en matière de communication par système de messagerie. Il concurrence même les plus grands comme YahooMail ou encore Gmail.
Les professionnels notamment, et ceux, de tous domaines confondus apprécient son design et sa facilité d’utilisation. En outre, il est disponible comme logiciel. Ce qui vous évite de rechercher sur les moteurs de recherche votre messagerie pour envoyer ou consulter vos mails.
En terme de sécurité, Outlook n’a rien à envier aux autres systèmes de messagerie. Vous avez sur ce programme, la capacité de transférer des documents de quelques ordres que ce soit, mais aussi de créer des mails groupés.
En plus de vous aider à gérer le contact avec vos collaborateurs, Outlook vous aide à administrer votre agenda et à gérer les tâches. Une facilité qui est la bienvenue surtout pour les grands dirigeants de sociétés.
Attention, Outlook n’est pas uniquement fait pour les prestataires de service et les professionnels. De nombreux particuliers en font également usage. La facilité d’accès à ce genre de système de messagerie en a d’ailleurs convaincu plus d’un.
- Sondage sur l’utilisation d’Outlook
Selon les sondages, 46 % des utilisateurs de messagerie utilisent Outlook. Et sur ces derniers, 33 % font usage du calendrier électronique et du gestionnaire de tâches. C’est notamment une des preuves de la réussite de ce programme dans la mesure où seuls 17 % des utilisateurs de Google utilise le calendrier de cette marque.
10 % des personnes sondées ont synchronisé leur compte Outlook avec d’autres. Cette fonctionnalité est encore assez méconnue. Mais en tous les cas, ceux qui l’utilisent en sont particulièrement ravis.
- L’essentiel à savoir sur Microsoft Exchange
Microsoft Exchange est la dernière tendance du moment. C’est notamment la dernière nouveauté de Microsoft. Contrairement aux idées reçues, Exchange ne fonctionne pas uniquement sur Outlook de 2007 jusqu’à aujourd’hui. La version 2003 s’adapte également à cette dernière.
En utilisant Microsoft Exchange, vous vous facilitez notamment le paramétrage de votre réponse automatique en cas d’absence du bureau.
Pour vérifier que vous utilisez bel et bien Exchange sur votre compte Microsoft, il y a plusieurs techniques. Sur les versions du compte de messagerie datant de 2007 jusqu’à nos jours, vous devriez voir cette information s’afficher dans le bas de votre écran, du côté droit « connecté à Microsoft Exchange ».
Sur Outlook 2003, il faudra aller plus loin dans les recherches. Cliquez sur « outils » puis sur « comptes de messagerie ». Choisissez ensuite de « Afficher ou modifier les comptes de messageries existants ». Vous devriez être connecté sur « Exchange (par défaut) dans les types.
Le gestionnaire d’absence d’Outlook : une fonctionnalité qui a fait ses preuves
Mais Outlook ou non, il arrivera certainement un moment où vous serez en congés ou en formation et que vous ne serez pas disponible pour consulter les mails et y répondre. Raison pour laquelle, outre les gestionnaires de tâches et l’agenda, Outlook vous propose un programme de gestion de vos absences.
- Gérer ses absences ?
Le gestionnaire d’absence d’Outlook est un message automatique qui est diffusé à chaque fois qu’un mail entre dans votre boite de réception. Il a pour but d’informer celui ou celle qui essaie d’entrer en contact avec vous via votre messagerie en ligne de votre indisponibilité et de la durée de votre absence. Dans le mail, vous devriez également indiquer des contacts où on pourra tout de même vous joindre en cas d’urgence.
- En quoi est-ce important ?
Pour les particuliers, un message d’absence sur Outlook n’a pas grand intérêt. Mais pour les professionnels, les enjeux sont de taille. Il en va de votre réputation sur le marché, et de la pérennité de votre activité. Ne pas simplement répondre à un mail, de quelques ordres que ce soit peut mettre en péril vos collaborations et la confiance qu’on les clients envers vous et votre entreprise.
En outre, un message d’excuse pour votre absence est la moindre des politesses, surtout si la personne qui vous contacte a un besoin urgent de vous avoir.
- Comment faire ?
Avoir un message d’absence sur Outlook est facile et rapide. C’est notamment une démarche à la portée de tout le monde. Vous commencez par aller sur “ Fichier ”. Puis cliquez sur “ informations ”. Une liste de fonctionnalités sera proposée : allez sur “ réponses automatiques (absence du bureau) ”. Cochez la case “ envoyer des réponses automatiques ”.
Pour personnaliser votre message d’absence, en y mettant par exemple les dates et les heures où vous serez indisponible, il faudra cocher “ envoyer uniquement pendant ce laps de temps ”. Puis entrez les informations correspondantes.
Et enfin, il vous faudra identifier les zones de diffusion en cochant soit “ au sein de mon organisation ” donc la réponse automatique ne sera envoyée que pour les mails de votre entreprise uniquement ou “ en dehors de mon organisation ”, c’est-à-dire à tout le monde qui essaierait de vous joindre via votre compte Outlook.
Créez ensuite votre message de réponse automatique, puis cliquez sur “ OK”.
Attention cependant, si vous ne définissez pas la durée de la réponse automatique, il faudra l’activer et la désactiver manuellement pour éviter les malentendus. Et quand bien même vous auriez insisté sur les plages horaires, selon le cas, cette dernière peut s’appliquer dès le début de la création de la réponse automatique ou à la fin de la cinquième étape. Vérifier les paramètres de votre compte semble donc être utile pour éviter les mauvaises surprises.
- Je n’arrive pas à accéder à la réponse automatique : que faire ?
Ces étapes susmentionnées ne fonctionnent qu’avec Microsoft Exchange. Il semble important de le noter. Le cas échéant, vous n’aurez même pas accès à l’onglet “ réponse automatique (absence du bureau) ” dans l’onglet “ information ”. Mais ce n’est pas pour autant que vous ne pouvez pas émettre de réponse automatique en cas d’absence. Il suffit de procéder autrement.
Pour ceux qui ont un compte Microsoft Office Outlook 2007, les démarches sont les suivantes. Allez dans menu “ outils ” et sur “ Gestionnaire d’absence du bureau ”. Il ne suffira ensuite qu’à cocher ou décocher certaines cases.
Notamment, une fois dans cet onglet, cochez “ envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau ”. Vous aurez toujours la possibilité d’indiquer les plages horaires d’absence en activant la case adéquate et en indiquant toutes les informations susceptibles d’être nécessaires en ce sens.
Puis, comme auparavant, choisissez les zones de diffusion du message avant d’enregistrer les paramètres en faisant “ OK ”.
- Oui, mais comment faire sur Outlook 2003 ?
Malgré les mises à jour diverses et variées et les messages d’alertes de la messagerie, certains en sont restés sur la version classique d’Outlook : celle de 2003. Quand bien même ce serait votre cas, il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas avoir un message automatique d’absence.
Les étapes pour se faire ne diffèrent pas grandement d’Outlook 2007. Vous devez aller sur “ outils ” et “ gestionnaire d’absence du bureau ”. Là, vous aurez une fonctionnalité je suis actuellement absent du bureau ».
L’avantage dans ce cas est que vous avez la possibilité de personnaliser comme bon vous semble le mail. Il y a une zone de texte qui vous sera proposé afin que vous puissiez taper le contenu de ce dernier vous-même. Choisissez des phrases simples, claires et concises. Une fois que vous êtes satisfait. Cliquez sur « OK ».
- Et si on a un compte Outlook.com ?
Les comptes Outlook.com ou créer sur l’ancien Hotmail ne peuvent profiter d’une connexion Échange. Ainsi, la réalisation d’une réponse automatique dans ce cas peut s’avérer être un peu plus complexe. Ce n’est pas pour autant impossible.
Dans le cas où les onglets « réponses automatiques (absence du bureau) » ou encore « Gestionnaires d’absence du bureau » ne seraient pas disponibles, comme c’est le cas sur Hotmail et sur POP3 ainsi que sur IMAP, vous pouvez user des règles Exchange Server ou simplement télécharger une application qui pourra vous permettre d’adopter une messagerie automatique à votre compte. Un des programmes qui fait notamment l’unanimité en la matière est par exemple « Exclaimer ». Ce dernier est téléchargeable gratuitement sur internet et vous permet bien plus que de paramétrer un mail automatique d’absence. Il vous aide à définir les règles Outlook en question, à intégrer la réponse automatique à l’annuaire et à éviter les boucles d’email.
Des réponses automatiques sans utiliser Microsoft Exchange : c’est possible !
Si Microsoft Exchange vous facilite notamment le paramétrage de vos messages automatiques sur Outlook, il n’est pas obligatoire de passer par cette connexion pour ce faire, et ce, même sur les dernières versions du logiciel.
- Sur 2013
Sur Outlook 2013, la technique est d’une simplicité enfantine. Il vous suffit d’aller sur « fichier ». Avant de sélectionner « réponses automatiques (absence du bureau) », sélectionner le modèle de Outlook dont vous vous servez dans la case de recherche en haut de la page. Vous pouvez même ajouter un compte si besoin est.
Il ne reste plus alors qu’à aller sur l’onglet de la création du mail d’absence, ou le cas échéant suivre les fameuses règles de compte Outlook. Revenez dans la page principale et écrivez un nouveau mail avec comme objet « congé ou absence ». Cliquez ensuite sur « fichier » et « enregistrer sous ».
Après quoi, il faudra créer une alerte sur votre boite de dialogue. Pour ce faire, voici les démarches : « fichier » « gérer les règles et les alertes » et « nouvelle règle ». Il faudra ensuite cocher la case » appliquer la règle aux messages que je reçois » et « OK ». Ne modifiez plus rien dans les prochaines étapes et enregistrez les nouveaux paramètres.
À titre d’information, l’étape 1 consiste à personnaliser le message et les actions de diffusion et l’étape 2 le paramétrage des règles d’alertes. Les deux sont définis par défaut par le logiciel. Autant ne pas y toucher pour s’assurer que le mail sera bel et bien envoyé. Par contre, il est toujours possible de changer le « modèle de réponse » si l’envie vous en prend.
Le tout agira comme une messagerie automatique, une fois que vous l’aurez activé. Pour l’activation, rien de plus simple, il suffit d’aller encore une fois sur « fichier » et « Gérer les règles et les alertes » puis « OK ».
- Le principe est le même sur 2003 et sur 2007
La technique de la règle sur Outlook est applicable à tous les comptes qui n’ont pas de possibilités de connexion Exchange. Ce peut être un compte Outlook 2003 ou 2007, ou encore 2016. Bien qu’assez longues et complexes, cette dernière est payante et également très plébiscitée par certains professionnels.
Au moins ainsi, on peut personnaliser son message d’absence et ne plus seulement se fier aux réponses automatiques. Ce sont d’ailleurs ces mêmes règles qui régissent les messages automatiques d’absence sur Hotmail.
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